Politique de confidentialité

Ninja Evolution est un service de Votre Coach Sébastien Sàrl. Cette politique explique quelles données sont utilisées pour gérer votre compte, vos activités et vos relations avec Ninja Evolution Academy.

Responsable et contact

Votre Coach Sébastien Sàrl — direction/administration Ninja Evolution Academy assure le traitement et le suivi des demandes concernant vos données. Vous pouvez nous écrire à contact@ninjutsu-sion-chatel.com. Site officiel : www.ninjutsu-sion-chatel.com.

Données et utilisations

• Compte et profil : nom, adresse e-mail, coordonnées, identifiant, préférences et photo choisie, pour gérer votre compte et vos accès.
• Activités : inscriptions, réservations, présences et progression, pour organiser et suivre la pratique.
• Parents et enfants : liens de représentation, prénom, date de naissance et activités, pour gérer les inscriptions et les droits du représentant.
• Contrats et justificatifs : offre, conditions et version acceptées, dates, consentements et vérification de l’éligibilité. Un justificatif étudiant n’est utilisé que lorsqu’il est nécessaire à l’offre concernée.
• Facturation et paiements : coordonnées de facturation, montants, échéances, états et pièces nécessaires à la gestion comptable et contractuelle. Leur consultation dans l’app dépend des fonctions disponibles et de vos droits.
• Assistance et fonctionnement : demandes d’aide ou de suppression, vérifications adaptées, dates et état du traitement, connexions et erreurs techniques, pour répondre aux demandes et protéger le service.

Les fichiers bancaires utilisés pour le rapprochement des paiements sont traités séparément par les personnes habilitées à la comptabilité. L’application mobile ne propose pas de dépôt de ces fichiers ni de saisie d’un numéro de carte bancaire.

Parents et enfants

Le parent ou représentant gère les données de l’enfant selon les droits qui lui sont reconnus. Il doit être habilité à fournir ces informations. Ce parcours est destiné au représentant ; il ne suppose pas un compte utilisé directement par l’enfant.

Une demande de suppression est examinée en tenant compte de l’enfant et des autres responsables. Une relation encore active ou l’absence d’un autre responsable peut empêcher une fermeture immédiate. Les données utiles à un autre représentant autorisé ne sont pas effacées automatiquement.

Information médicale facultative

Cette information est sensible et facultative. Ne renseignez que ce qui est utile à la sécurité et à l’organisation de la pratique. Son accès est limité aux représentants et aux personnes de l’administration habilités pour l’enfant concerné.

Elle fait l’objet d’une revalidation explicite pour la période ou saison concernée. Vous pouvez la confirmer, la modifier ou la retirer. Une ancienne information n’est pas considérée comme validée pour une nouvelle saison sans votre action. Lorsqu’elle n’est plus nécessaire, elle est examinée pour suppression selon la politique ci-dessous.

Accès et prestataires techniques

Les membres, représentants et personnes de l’administration accèdent aux informations selon leur rôle et leur périmètre. Supabase fournit les services de connexion, d’hébergement des données et des fichiers. La boîte professionnelle d’assistance utilise Infomaniak pour les échanges et les confirmations. Les pièces contractuelles et comptables conservées restent réservées aux personnes habilitées.

Les accès techniques nécessaires au fonctionnement du service ne constituent pas une mise à disposition publique de vos données. Vous pouvez demander à l’assistance des précisions sur les destinataires et les conditions de traitement de vos données.

Diagnostics et notifications

Des journaux techniques permettent de comprendre les erreurs et de sécuriser le service. Firebase Crashlytics est utilisé dans les versions de test réservées à la vérification de l’application, pour les rapports d’erreur et les informations techniques associées. Il est désactivé dans la configuration destinée à la version publique. Toute évolution de ce périmètre devra être accompagnée d’une information adaptée.

Les notifications dépendent des fonctions disponibles et de vos réglages. Les fonctions communautaires et la messagerie privée ne sont pas proposées dans la version concernée par ces pages.

Conservation : obligations et politique interne

Certaines données comptables, contractuelles ou juridiques peuvent être conservées pendant la durée nécessaire pour satisfaire les obligations légales, assurer la preuve des relations contractuelles ou gérer un litige. Cette conservation ne justifie pas de garder toutes les données du compte.

Notre politique prévoit les repères suivants. Les durées concernant le profil, les activités, les fichiers, les journaux et le suivi des demandes sont des règles internes de gestion, pas toutes des obligations légales. Leur application repose sur une revue et un traitement par l’administration ; elle ne constitue pas une promesse d’effacement automatique à une date exacte.

• Profil et coordonnées : objectif de suppression ou d’anonymisation sous 30 jours après fermeture effective, sauf nécessité particulière documentée.
• Fichiers personnels : objectif de suppression sous 30 jours après fermeture, hors pièces nécessaires à conserver.
• Réservations et progression : durée interne de référence de 3 ans après la fin de la relation.
• Information médicale facultative : fin de la période concernée, avec suppression prévue sous 30 jours lorsqu’elle n’est plus nécessaire ; nouvelle validation explicite pour une nouvelle période.
• Justificatif étudiant : durée interne maximale prévue de 90 jours après la fin du contrat ou de l’année concernée. La preuve minimale de validation nécessaire au contrat suit une conservation distincte.
• Pièces comptables : conservation de référence de 10 ans après la fin de l’exercice concerné, au titre des obligations comptables applicables.
• Contrats et preuves : référence de 10 ans après la fin du contrat, selon la nécessité de preuve et les obligations ou litiges concernés.
• Journaux techniques : durée interne maximale prévue de 12 mois.
• Contact temporaire de confirmation : effacé du suivi d’envoi après succès ou clôture documentée ; les contacts en attente font l’objet d’une revue, avec une limite interne prévue de 30 jours après fermeture.
• Registre minimal des demandes de suppression : durée interne de 3 ans après la décision finale.

Une conservation particulière doit être limitée aux données nécessaires, motivée et réexaminée. Retirer le nom du profil n’efface pas nécessairement l’identité figurant sur une facture ou un contrat à conserver. L’effacement du contact temporaire ne supprime pas rétroactivement les échanges présents dans une boîte de messagerie.

Sauvegardes et copies

Les données supprimées du système actif peuvent subsister temporairement dans des sauvegardes techniques jusqu’à expiration de leur cycle de rétention, sans être volontairement remises en service. Une restauration doit tenir compte des suppressions déjà effectuées avant la remise en service. Il n’est pas prévu de purger immédiatement et rétroactivement chaque sauvegarde.

Un document déjà téléchargé ou enregistré sur un appareil ne peut pas être retiré à distance par la fermeture du compte.

Vos demandes

Vous pouvez contacter l’assistance pour demander l’accès, la rectification ou la suppression de vos données, dans les limites applicables. Une vérification proportionnée peut être nécessaire pour vous protéger. La procédure de suppression du compte explique la demande dans l’app, l’alternative par assistance et le délai cible de 30 jours. N’envoyez pas spontanément de pièce d’identité, mot de passe, document bancaire ou information médicale.